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Bailleur particulier · Location d’habitation

Générateur de quittance de loyer gratuit avec prorata et PDF

Indiquez le loyer, les charges et le paiement reçu. L’outil calcule le prorata et prépare une quittance si tout est payé, ou un reçu si le paiement est partiel.

Un mois ou une série de douze mois, puis une page A4 par document. Pour obtenir un PDF, choisissez « Enregistrer au format PDF » dans la fenêtre d’impression.

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Créer une quittance ou un reçu

1. Les personnes et le logement

Complétez le numéro d’appartement ou le bâtiment si nécessaire. La saisie libre fonctionne sans recherche d’adresse.

    2. La période et les montants mensuels
    En série, vérifiez le montant et la date de paiement de chaque mois.
    Pour une entrée en cours de mois : date de prise d’effet du bail. Vide = mois entier.
    Jour inclus, généralement la fin du préavis. Un départ anticipé ne supprime pas à lui seul le loyer restant dû.

    3. Les paiements réellement reçus

    Renseignez le total des versements affectés à chaque mois. En cas de plusieurs versements, indiquez la date du dernier versement. Excluez le dépôt de garantie et les avances pour une autre période.

    Le montant mensuel doit être identique sur la série. En cas de révision ou de changement de charges, préparez les mois concernés séparément.

    Comment calculer le prorata du loyer ?

    Montant dû = montant mensuel × jours de loyer dus ÷ jours réels du mois. Le premier et le dernier jour sont inclus. L’outil compte 28 ou 29 jours en février, et 30 ou 31 jours selon le mois. Il arrondit le loyer et les charges séparément au centime, puis additionne les deux montants.

    Exemple : un bail commence le 15 février 2026, avec 600 € de loyer et 60 € de charges. Il reste 14 jours sur 28. Le document porte 300 € de loyer + 30 € de charges = 330 €.

    Pour une fin de loyer au 15 août inclus, avec 620 € de loyer et 62 € de charges : 15 jours sur 31, soit 300 € + 30 € = 330 €.

    Pour une sortie, indiquez la fin de la période où le loyer reste dû, en tenant compte du préavis et d’une éventuelle relocation avec l’accord du bailleur.

    Comment préparer douze quittances à la fois ?

    Choisissez le premier mois, puis « Douze mois consécutifs ». Les douze périodes apparaissent, y compris si la série change d’année. Les dates de début et de fin du loyer dû limitent la série aux mois concernés.

    Saisissez le paiement constaté et sa date pour chaque période. Une date future ou une somme nulle ne permet pas de produire un document. Le bouton prépare toute la série : chaque mois garde sa période, son prorata et son statut de quittance ou de reçu partiel.

    Si vous préparez des mois déjà écoulés, indiquez les vraies dates de paiement. Les documents portent leur date d’établissement du jour.

    Que faire quand le locataire paie seulement une partie ?

    Pour un total dû de 660 € et un versement de 400 €, le reçu indique 400 € reçus et 260 € restant à payer. Il affiche le loyer et les charges dus, sans inventer la répartition du versement partiel entre les deux.

    Après le paiement du solde, préparez une nouvelle fois le document avec le cumul des versements reçus pour ce mois et la date du dernier paiement. Le document devient alors une quittance. Voir le fonctionnement des quittances dans un logiciel.

    Passer du document ponctuel au suivi des locations

    Conservez le PDF et une preuve de paiement pour chaque mois. Pour retrouver les documents, suivre les encaissements et préparer la prochaine révision, comparez les fonctions utiles à vos biens.

    Choisir un logiciel pour bailleur particulier · Le module de quittances · Le suivi des loyers

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    Gratuit et sans engagement. Une réponse calée sur votre profil et votre nombre de lots, pas de démarchage généraliste.

    Sources, consultées le 17/10/2026 : legifrance.gouv.fr, article 21 de la loi du 6 juillet 1989 ; service-public.gouv.fr, quittance et reçu ; service-public.gouv.fr, préavis et prorata ; data.gouv.fr, service d’adresses IGN.