État des lieux

État des lieux numérique : entrée, sortie et litiges de caution

Un état des lieux mal documenté à l'entrée est souvent la première cause de litige sur le dépôt de garantie à la sortie : le support numérique, reconnu depuis la loi ALUR avec l'accord des deux parties, sert justement à fixer des preuves datées et comparables.

Ce que couvre un logiciel d'état des lieux

L'état des lieux doit être réalisé de façon contradictoire, c'est-à-dire avec le locataire et le bailleur présents ou représentés, et décrire précisément le logement et ses équipements pièce par pièce. Un logiciel numérique facilite la comparaison entre l'entrée et la sortie sur un même format, avec photos horodatées et parfois une grille de vétusté pour objectiver l'usure normale d'un équipement.

Le support dématérialisé est reconnu par la loi depuis la loi ALUR de 2014, à condition que les deux parties soient d'accord. Ce document alimente directement d'éventuelles retenues sur le dépôt de garantie, ce qui en fait la pièce la plus consultée en cas de désaccord au départ du locataire. Il se relie ensuite au reste du dossier locatif : voir la page quittances de loyer pour la suite du suivi une fois le bail actif.

Ce que la loi encadre déjà, indépendamment du logiciel

Les frais d'état des lieux de sortie ne peuvent pas être facturés au locataire : une clause de bail qui l'imposerait serait abusive. Seul le recours à un commissaire de justice, en cas de désaccord entre les parties, entraîne un coût partagé pour moitié entre bailleur et locataire, avec une convocation au moins 7 jours à l'avance. Un logiciel ne change rien à ces règles, il sert seulement à mieux documenter l'état constaté.

Pour un bailleur qui débute avec un seul bien, voir la page gestion locative pour un particulier pour situer l'état des lieux dans l'ensemble des démarches à prévoir, ou le comparatif des logiciels pour vérifier quels éditeurs couvrent réellement ce module.

Ce que ça couvre

État des lieux contradictoire avec photos horodatées
Comparaison entrée/sortie sur le même format
Support numérique reconnu (avec accord des deux parties)

Ce que ça ne couvre pas

Facturer les frais d'état des lieux de sortie au locataire (interdit)
Remplacer un commissaire de justice en cas de désaccord réel entre les parties

Comment ça se passe après votre demande

Vous décrivez votre situation via le formulaire ci-dessus ou en fin de page.
Vous recevez une sélection ciblée sur état des lieux et votre profil.
Les éditeurs pertinents vous recontactent directement pour une démonstration.

Questions fréquentes sur état des lieux

Un état des lieux fait uniquement sur une application est-il valable ?

Oui, à condition que le locataire et le bailleur soient d'accord sur le support dématérialisé, et que le document reste contradictoire (les deux parties présentes ou représentées lors de la constatation).

Qui paie l'état des lieux de sortie ?

Ni le locataire ni le bailleur en principe : c'est un acte gratuit entre les parties. Seul le recours à un commissaire de justice en cas de désaccord entraîne un coût, partagé pour moitié entre les deux.

Ce qu'en disent des bailleurs orientés depuis ce site

4.4/5 · 11 avis

Note : 4 sur 5P. bailleur de 2 appartements meublés passés de la location courte durée à la longue durée

En basculant mes deux meublés vers la longue durée, il me fallait des états des lieux numériques sérieux, avec photos horodatées, parce que j'ai déjà eu un litige de caution. Deux des solutions reçues répondaient précisément à ça et j'ai signé avec l'une d'elles. La troisième était un peu générique par rapport à ma demande, d'où l'étoile en moins.
Note : 5 sur 5M. propriétaire de 3 appartements en location nue, investisseur depuis 8 ans

Huit ans que je faisais mes quittances sous Word, avec des erreurs de mois une fois sur deux. J'ai décrit mes trois lots dans le formulaire un dimanche soir, et la sélection reçue collait vraiment à mon cas : que des outils pensés pour la location nue, pas des usines à gaz d'agence. Premier rappel dès le mardi matin.
Note : 5 sur 5S. bailleuse d'un studio meublé étudiant, premier investissement locatif

Avec un seul studio, j'étais persuadée que ce genre de service s'adressait aux gros portefeuilles. Pas du tout : le formulaire demande justement le nombre de lots et le type de bail, et on m'a orientée vers des logiciels qui gèrent bien le meublé étudiant, bail de neuf mois compris. Je me suis sentie prise au sérieux malgré mon petit dossier.
Note : 4 sur 5J. gérant d'une petite SCI familiale, 6 lots

Ma hantise, c'était les régularisations de charges : je soupçonnais d'en avoir sauté une sur deux immeubles depuis deux ans. La sélection reçue ciblait bien des outils capables de reprendre l'historique, ce qui était exactement mon besoin. Petit bémol, un des trois éditeurs proposés a mis presque une semaine à me rappeler, les deux autres ont été rapides.
Note : 5 sur 5C. retraitée, un seul bien en location depuis le départ de ses enfants

Je refusais de payer un abonnement pour un unique loyer à encaisser, et j'avais peur qu'on me pousse vers du payant. J'ai indiqué cette contrainte dans le formulaire et on m'a proposé des solutions avec une vraie offre gratuite suffisante pour mon cas. Honnête, sans forcing commercial derrière.
Note : 3 sur 5L. gestionnaire indépendante pour le compte de 4 propriétaires différents

Gérer pour quatre propriétaires distincts est un cas particulier que peu d'outils traitent proprement, et la mise en relation l'avait bien compris : les éditeurs proposés géraient tous le multi-mandants. En revanche j'aurais aimé recevoir un comparatif écrit des trois solutions, j'ai dû construire mon propre tableau avant de trancher. Le service oriente bien, mais il ne compare pas à votre place.

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Note : 5 sur 5A. propriétaire bailleur d'une maison en zone tendue (Lyon)

Encadrement des loyers, préavis réduit, je ne savais plus quelles règles s'appliquaient à mon bien lyonnais et je craignais qu'un logiciel généraliste passe à côté. Le formulaire m'a demandé si le bien était en zone tendue, ce qui m'a rassuré d'emblée. Les deux éditeurs qui m'ont recontacté maîtrisaient le sujet et l'un m'a même signalé un point sur la révision de loyer que j'ignorais.
Note : 5 sur 5N. propriétaire d'un appartement hérité, mis en location avec son conjoint

Relancer notre locataire pour le loyer nous mettait mal à l'aise, au point qu'on laissait filer des retards. On cherchait un outil qui encaisse et relance automatiquement, sans qu'on ait à envoyer le message nous-mêmes. Rappel sous 48 heures, sélection courte et adaptée, et depuis c'est le logiciel qui joue le mauvais rôle à notre place.
Note : 4 sur 5F. investisseur, 12 lots dont une colocation, répartis sur plusieurs communes

À douze lots, la question n'était plus la fonctionnalité mais le coût par lot : certains abonnements deviennent absurdes passé dix biens. La sélection tenait compte de mon volume et incluait la gestion de la colocation, ce qui n'était pas gagné. J'aurais juste aimé avoir les fourchettes de prix directement dans l'email reçu plutôt que d'attendre les rappels de chaque éditeur.
Note : 5 sur 5V. propriétaire de 2 biens en location nue depuis 15 ans, utilisatrice d'un outil gratuit historique

J'utilisais Rentila depuis des années et je voulais en changer sans savoir vers quoi aller, tout se ressemble vu de loin. Le formulaire m'a fait préciser ce qui me manquait vraiment, la régularisation des charges surtout, et la sélection reçue ne comportait que des outils qui la géraient nativement. Ça m'a évité des semaines d'essais gratuits à l'aveugle.
Note : 3 sur 5B. propriétaire d'un T2 meublé, bail signé il y a 3 ans jamais révisé

Trois ans sans réviser mon loyer sur l'IRL, je pensais avoir perdu ce droit et je voulais un outil qui gère ça automatiquement. Sur ce point précis, la mise en relation a fait le travail : les éditeurs proposés savent tous appliquer la révision et rattraper l'année en cours. Je mets trois étoiles car la sélection était un peu large, quatre noms dont deux clairement taillés pour des agences, pas pour un bailleur avec un seul T2.